50%削減
申請者の作業時間
80%削減
管理部門の作業時間・ミス
法令対応
電子帳簿保存法対応
課題
建設業D社では、経費精算業務が紙ベースで運用されており、複数の支店から本部へ紙の申請書を郵送する運用が常態化していました。
本部では届いた書類を確認・承認したうえで、内容を会計システムへ手入力する作業が発生しており、管理部門の業務負荷は慢性的に高い状態でした。
加えて、電子帳簿保存法への対応も求められており、紙による運用を継続することは法令上のリスクも抱えていました。
こうした状況を受け、経費精算業務のデジタル化と本部業務の効率化を目的としたご相談をいただきました。
支援内容
支援は3フェーズで実施しました。
第1フェーズでは、本部業務全体をヒアリングし、工数負荷が高い業務と電帳法対応が必要な業務を特定しました。
経費精算業務を優先対象と定め、会社の業務実態に沿ったシステムを選定しました。
第2フェーズでは、選定したシステムの導入設定を支援し、支店を含む全社への展開を実施しました。
第3フェーズでは、現場スタッフおよび本部担当者向けの操作研修とマニュアル整備を行い、運用定着までを伴走しました。
STEP 01
ヒアリング・業務特定・システム選定
本部業務全体をヒアリングし、工数負荷と電帳法対応の観点から経費精算業務を優先対象として特定。会社の業務実態に沿ったシステムを選定。
STEP 02
導入支援
選定システムの導入設定を支援し、複数支店を含む全社への展開を実施。
STEP 03
定着支援
現場・本部向けの操作研修とマニュアル整備を実施。運用定着まで一貫して伴走。
成果
プロジェクト完了後、経費精算にかかる現場の工数は50%削減、本部の処理業務は80%削減を達成しました。
支店からの紙の郵送・手入力という一連の作業がなくなったことで、本部担当者の負荷が大幅に軽減され、「業務がとても楽になった」という声をいただいています。
また、電子帳簿保存法への対応も同時に完了しており、法令上のリスクも解消されました。
本部が処理業務から解放されたことで、より付加価値の高い業務に時間を充てられる環境が整っています。
お客様の声
「導入後、経費精算にかかる作業が大幅に減り、業務がとても楽になりました。紙のやり取りがなくなったことで、支店とのやり取りもスムーズになっています。」
