業務実態を可視化し、属人化を解消

建設業M社では、バックオフィス業務を3名で分担していましたが、業務全体の流れを把握しているのはベテラン担当者1名のみでした。
そのベテラン担当者の高齢化が進むにつれ、経営層は事業継続上のリスクとして問題を認識するようになりました。
各担当者はそれぞれ独自のExcelで業務を管理しており、手順や判断基準は文書化されていません。
「属人化を排除し、バックオフィス業務の継続性を確保したい」というご相談をいただき、本プロジェクトが始まりました。

支援は3フェーズで実施しました。
第1フェーズ（1〜3ヶ月目）では、バックオフィス3名が担う全業務をヒアリングと現場観察を通じて棚卸し、各担当者の業務範囲・手順・使用ツールを一覧化しました。
属人化の実態と業務継続上のリスク箇所を定量的に可視化しました。
第2フェーズ（4〜5ヶ月目）では、棚卸結果をもとに業務フローを整理し、システム化すべき領域と手運用で標準化すべき領域を仕分けしたうえで、導入システムの要件定義を実施しました。
第3フェーズ（6〜9ヶ月目）では、要件に基づくシステム選定を支援し、導入・設定・運用定着までを一貫して伴走しました。

業務棚卸の完了時点で、バックオフィスメンバー全員が自社の業務全体像を初めて共有できる状態になりました。
それまで各自が自分の担当領域のみを最適化していた意識が変わり、全社視点で業務を捉え直すきっかけになりました。
経営者にとっても、自社のバックオフィス業務を体系的に把握できたのは本プロジェクトが初めてでした。

業務の一覧化により、工数負荷の高い業務や複雑なプロセスが集中している領域が明確になり、改善の優先順位を根拠を持って判断できるようになりました。
事業継続上のリスクも可視化され、属人化に起因するリスクの低減に向けた具体的な手が打てるようになっています。
また、作成した業務一覧表はそのまま引き継ぎ書として活用されており、担当者が不在でも業務が止まらない体制づくりの基盤になっています。

「現場の納得感を引き出しながら、業務の実態を数字で可視化していただいた点が決定的でした。経営判断のスピードが明確に変わり、次の投資判断にも自信を持って踏み込めるようになっています。」